Handlungsansatz 3: Die Auftragsabwicklung
3.1 Anfragenbearbeitung
Sind die Anfragedaten und -unterlagen für die Beurteilung von Anfragen ausreichend?
Werden geeignete Hilfsmittel zur Unterstützung des externen und internen Informationsflusses eingesetzt?
Teil 1: Die Checklist
Teil 2: Der Besuchsbericht
Erfolgt die Prüfung der Kundenwünsche … hinsichtlich ihrer technischen Realisierbarkeit?… auch unter Umweltgesichtspunkten?… hinsichtlich eigener betrieblicher Erfahrungen?
Wird die Bonität von Interessenten und Neukunden geprüft?
Wird der Verkauf vom Rechnungswesen über eventuelle Außenstände bei Haupt- und Stammkunden und über säumige Zahler informiert?
Fließen betriebliche Erfahrungen in die Beratung des Kunden ein?
Teil 1: Reizwort „Beratung“
Teil 2: Erfahrungen zum alternativen Medieneinsatz und Medien-Mix
Teil 3: Erfahrungen zu Gestaltung, Datenhandling, Materialeinsatz und besonderer Verarbeitung
3.2 Kalkulation
Kann die Kalkulation bei Wiederholaufträgen auf vollständig archivierte Auftragsvorgänge zurückgreifen?
Bestehen Hilfsmittel zur Vereinfachung der Kalkulation von Standardprodukten?
Teil 1: Grundzüge einer Musterseiten-Kalkulation der Druckvorstufe für Periodika
Teil 2: Grundzüge einer Musterseiten-Kalkulation der Druckvorstufe für Akzidenzaufträge
Bestehen Hilfsmittel zur Vereinfachung der Kalkulation von Standardabläufen?
Stehen die für das Kalkulieren erforderlichen Daten und Unterlagen zur Verfügung?
Erfolgt die Planung der Auftragsausführung als Grundlage für die Kalkulation?
Wird bei schwierigen Anfragen die Auftragsausführung mit der Technik vorbesprochen?
Teil 1: Daten, Informationen, Zusammenarbeit
Teil 2: Die Bedeutung der Kalkulationsvorbereitung
Ist die Kalkulation so angelegt, dass sie allen erwarteten Verwendungszwecken gerecht wird?
Teil 1: Aufgaben und Verwendungszwecke der Kalkulation
Teil 2: Projektsteuerung mit System
Wird zwischen Angebots- und Auftragskalkulation unterschieden?
Werden mögliche Mehrlieferungen berücksichtigt?
Erfolgt die Zuschussberechnung gestaffelt nach fixem Grundzuschuss für das Rüsten und variablem Auflagenzuschuss?
Teil 1: Rollenoffsetdruck Akzidenz, Formatgruppe 63 cm x 96,5 cm, 16 Seiten A4
Werden alle Arbeitsvorgänge in Vorstufe, Druck und Druckverarbeitung ordnungsgemäß kalkuliert?
3.3 Angebotserstellung
Genügen die Auftragspapiere und Auftragsunterlagen den Anforderungen der Technik?
Ist der Innendienst in der Lage, die benötigten Angebote ? je nach Umfang und Schwierigkeit der Arbeit innerhalb von 1 bis 3 Tagen abzugeben?
Teil 1: Vorbemerkungen
Teil 2: Der Selektionsprozess
Erhalten die Angebotsvorgänge alle zum Angebot gehörenden Unterlagen?
Unterscheiden sich unsere Angebote von denen des Wettbewerbs?
Stehen zum Schreiben der Angebote geeignete Textbausteine im Rahmen der Textverarbeitung zur Verfügung?
Werden im Angebot die in der Kalkulation getroffenen Annahmen für den Kunden nachvollziehbar beschrieben?
Wird vom Verkauf festgelegt, in welcher Form das Angebot vorgelegt bzw. übermittelt werden soll?
Enthalten die Angebotsvorgänge alle zum Angebot gehörenden Arbeitsunterlagen?
Unterscheiden sich unsere Angebote von denen des Wettbewerbs?
3.4 Auftragserteilung
Erstellt die Terminstelle für jeden größeren Auftrag einen Terminfahrplan?
3.5 Auftragsbearbeitung
Steht der Auftragsbearbeitung eine aktuelle Restpostenliste zur Verfügung?
Ist der Änderungsdienst zuverlässig organisiert?
3.6 Einkauf und Materialbereitstellung
Ist der Grundsatz des zentralen Einkaufens gewährleistet?
Teil 1: Grundsätze und Vorteile
Minimalanforderungen
Teil 2: Der Einkäufer
Gibt es Grundsätze einer Einkaufspolitik?
Teil 1: Beispiel für eine Einkaufsanweisung
Teil 2: Rahmenabsprachen
Teil 3: Die Lieferantenauswahl
Wird der Innendienst mit den benötigten Informationen versorgt?
Ist die Wareneingangskontrolle gewährleistet?
Werden alle Eingangsrechnungen gewissenhaft geprüft und – bei Auftragsmaterialien – den Kostenträgern zugeordnet?
Ist das Materiallager optimal organisiert?
Teil 1: Kriterien einer wirtschaftlichen Lagerorganisation
Kriterien zur wirtschaftlichen Organisation von Fertigwaren (1)
Kriterien zur wirtschaftlichen Organisation von Fertigwaren (2)
Teil 2: Reduzierung der Materialsorten mit Hilfe der A-, B-, C-Analyse
Verfügt der Einkauf über eine aktuelle Lieferantendatei?
Verfügen Einkauf und Lager über eine zweckmäßige EDV-Unterstützung?
Sind Einkauf und Lager optimal organisiert?
Teil 1: Die Notwendigkeit für Verbesserungen
Teil 2: Vorgehen zur Untersuchung des Istzustands
Teil 3: Die Verbesserungen
3.7 Fremdarbeitsvergabe
Ist die Vergabe von fremden Arbeiten Teil der Auftragsbearbeitung?
Können die Daten für die Vergabe fremder Arbeiten aus der Kalkulation übernommen werden?
Werden mit der Fremdvergabe auch die benötigten Auftragspapiere und Unterlagen ordnungsgemäß zur Verfügung gestellt?
Werden die fremd vergebenen Arbeiten im Terminfahrplan berücksichtigt?
Wird die Inanspruchnahme von Kollegenhilfe (wegen Kapazitätsengpässen) zwischen Verkauf, Terminstelle und Technik abgesprochen?
Werden mit der Fremdvergabe die benötigten Auftragspapiere und Unterlagen ordnungsgemäß zur Verfügung gestellt? Zusammenarbeit von Druckereien und Buchbindereien
3.8 Terminsteuerung
Ist die tägliche Arbeitsfortschrittüberwachung gewährleistet?
Ist die Terminstelle in der Lage, die von ihr erwarteten Informationen zur Verfügung zu stellen?
Wird mit unterschiedlichen Planungsphasen gearbeitet?
Erfolgen Terminzusagen durch den Verkauf nur in Abstimmung mit der Terminstelle?
Wird die Arbeitseinteilung durch die Terminstelle für alle Teilbereiche der Produktion vorgenommen?
Werden für die Planung die kalkulierten Fertigungszeiten in Belegungszeiten umgewandelt?
Berücksichtigt die Terminstelle die von der Technik vorgegebenen Instandhaltungsmaßnahmen und größere Wartungsarbeiten?
Verfügt die Terminstelle über zweckmäßige Hilfsmittel?
Konventionelle Planungshilfsmittel
Einfaches Modell für eine EDV-gestützte Termin-/Kapazitätssteuerung mit List- und Sortierfunktion
Teil 1: Grundsätzliches
Teil 2: Lösungen
Hat die Terminstelle einen vollständigen Überblick über alle erteilten Aufträge sowie über größere Angebote mit Terminzusagen?
Teil 1:Der Informationsfluss von und zur Terminstelle
3.9 Versand
Erhält der Versand vollständige Arbeitsunterlagen?
3.10 Auftragsabrechnung
Wird kurzfristig fakturiert?
Teil 1: Die Gründe für verspätetes Fakturieren
Teil 2: Die Maßnahmen
Teil 3: Unregelmäßiges Fakturieren
Werden Mehr- und Zusatzleistungen in Innendienst und Technik ausnahmslos erfasst?
Teil 1:Mehraufwand in der schweren Technik
Teil 2:Nachträgliche Änderungen und Wünsche des Kunden zur Vorstufe
